Любая организация или компания постепенно обрастает архивами. Хотя бы из-за российского законодательства, которое обязывает хранить многие документы пять лет, а все, что связано с учетом персонала, и вовсе три четверти века. А значит, стоит задумать об аутсорсинге.

Архив на аутсорсинге

Обрастать бумагами на хранении – это естественный процесс. Требуется архивирование документов по разным причинам, не только по требованиям законодательства. Зачастую некоторые договоры, проектную документацию и многое другое компании предпочитают оставлять где-то в надежном месте.

В небольшой фирме такой архив займет шкаф. Но если в компании уже больше сотни сотрудников и много клиентов, то требуется уже отдельное помещение. Постепенно это превращается в целую проблему. Решить ее сейчас довольно просто – есть специальные компании, которым можно поручить хранение документов цена на такие услуги вполне доступная.

Преимущества архивного аутсорсинга

Для многих главный мотив отправить обработку и хранение архив на аутсорсинг – это избавление от вечной головной боли. Заниматься им приходится, отвлекая персонал от прямых обязанностей. Но есть и другие плюсы:

• существенная экономия, не надо искать помещение под него, оборудовать и поддерживать;
• концентрация внимания на основном бизнесе;
• подготовка документов к хранению;
• специально подготовленные помещения с идеальными условиями для хранения документов;
• гарантия сохранности.

По сути, единственное достоинство собственного архива – это прямой доступ к необходимой документации. Сервисы, подобные Archiv.ru - https://www.archiv.ru/all-services/processing/arhivirovanie-dokumentov/ - все же могут находиться в одном регионе, но достаточно далеко от заказчика.

Как искать нужный сервис

Выбрать надежную компанию в этой сфере довольно просто. Прежде всего, надо ориентироваться на наличие всех необходимых разрешений и сертификатов, включая международные. Если есть последние, это существенный плюс даже сейчас. Для любого международного инвестора и партнера идеальный порядок в документации прошлых лет – важный показатель добросовестности и открытости бизнеса.

Кроме того, надо обратить внимание на перечень услуг. Профессиональные архивариусы не просто складируют папки, они могут сформировать дела из россыпи, провести их архивную обработку, перевести документы в электронный вид. Для современного бизнеса услуга ведения электронного архива зачастую вообще имеет принципиальное значение.

Источник: www.simcat.ru